Zeitdruck und Zeitmanagement
Wir wünschen uns alle, ohne Zeitdruck arbeiten zu können. Andererseits hören wir gelegentlich „Unter Zeitdruck bin ich am besten“ und haben vermutlich schon selbst festgestellt, dass wir am Ende einer Frist, z. B. bei der Abgabe einer Hausarbeit oder Fertigstellung einer Präsentation, produktiver waren als zu Beginn, als wir noch alle Zeit der Welt hatten. Unsere Spitzenleistungen bringen wir in der Endphase, wenn es drauf ankommt.
Je mehr Zeit uns zur Verfügung steht, desto mehr Zeit benötigen wir für die Erledigung einer Aufgabe. Bereits Ende der 1950er Jahre veröffentlichte Cyril Northcote Parkinson, ein britischer Historiker, Publizist und Kolonialbeamter, „Parkinsons Gesetz“. Darin berichtet er von seinen Beobachtungen, wie sich Arbeit „ausdehnt“, wenn mehr Zeit zur Verfügung steht. Es dauert nicht nur ein bisschen länger, sondern eine Aufgabe, die in einer Stunde zu schaffen wäre, kann leicht einen ganzen Tag in Anspruch nehmen, wenn wir so viel Zeit einplanen.
Wenn wir erst gar keinen Zeitplan aufstellen, weil wir diese Zeit sparen oder uns nicht zu sehr festlegen wollen, schaffen wir meistens besonders wenig. Hier liegt die Lösung also nicht!
Die Ursachen für den erhöhten Zeitbedarf bei hohem Zeitbudget sind meiner Ansicht nach vielfältig, abhängig vom Einzelfall.
Eine Rolle spielt das Aufschieben, denn die dringenden Aufgaben drängeln sich immer wieder vor, wenn wir nicht aufpassen. Unangenehmes schiebt man von sich aus gerne vor sich her und findet leicht Ausreden dafür, nicht mit der ungeliebten Aufgabe zu beginnen. Ist der Anfang gemacht, wird es leichter.
Die Aufgabe zu bearbeiten, bedeutet nicht, konzentriert und zielstrebig bei der Sache zu sein. Mit nahendem Fristablauf erhöht sich unsere Disziplin. Warum sollten wir so streng mit uns sein, wenn wir noch viel Zeit haben? Das ist doch gar nicht nötig…
Ein weiterer Aspekt ist jedoch: Viel Zeit zur Verfügung zu haben, gibt uns die Möglichkeit, besonders gründlich arbeiten zu können. Wir können uns mehr Mühe geben, Dinge tun, die nicht unbedingt erforderlich sind, aber möglicherweise zu einem besseren Ergebnis führen.
Bei diesem Punkt möchte ich nicht voreilig sagen, eine Arbeit sollte nicht besser als nötig erledigt werden. Etwas besonders gut zu machen, kann ein Wettbewerbsvorteil sein. Oder auch nur den eigenen Bedürfnissen entspringen, was positiv sein kann. Premium-Qualität und Liebe zur Arbeit sind gut, wenn wir uns bewusst dafür entscheiden, die extra Zeit also als Investition oder Steigerung unserer Lebensqualität begreifen.
Der Normalfall ist damit nicht beschrieben. Im Normalfall lohnt es sich zu prüfen, wie viel (Zeit-) Aufwand sinnvoll ist. Gut ist schließlich in den meisten Fällen mehr als ausreichend. Verschwenden wir daher unsere Zeit nicht, sondern setzen wir uns ein sinnvolles Zeitlimit.
Sinnvoll bedeutet, ausreichend Zeit einzuplanen, um die Aufgabe in der Qualität zu erledigen, die wir für angemessen halten – mit ein wenig Pufferzeit.
Knappe Zeitpläne können dafür sorgen, unsere Zeit besonders gut zu nutzen, besonders schnell zu arbeiten. Immer am Limit zu arbeiten, uns härter anzutreiben, mehr abzuverlangen, provoziert – das dürfen wir nicht vergessen – ein Burn-out-Syndrom.
Eine klare Grenze zwischen sinnvollem Training und Überforderung lässt sich nicht ziehen. Wie viel wir von uns verlangen können, müssen wir selbst herausfinden. Entscheidend ist die Balance: Fordern wir uns! Geben wir uns anschließend Erholungszeit!
Fazit: Wenn wir uns viel Zeit gönnen für die Erledigung einer Aufgabe, schaffen wir auch weniger. Besonders gründlich sollten wir dort arbeiten, wo es erforderlich ist, Perfektionismus bei Nebensächlichkeiten stiehlt uns die Zeit für das, was uns im Leben wichtig ist. Mit realistischer Zeitplanung stoppen wir die Zeitverschwendung. Das gilt für Tagespläne ebenso wie für Wochen- Monats- oder Jahrespläne.
